プライバシーポリシー

当社は、本サービスの提供等に必要な範囲で、次の情報を取得します。

アカウント・契約情報

氏名、業務用メールアドレス、組織名・種別、所属、役割、権限、契約プラン、料金負担組織、契約・支払状態及び外部決済サービスの顧客・契約識別子。

無料期間・招待の申込情報

無料期間及び招待の登録に伴う氏名、メールアドレス、組織情報、確認・招待状態。

サービス上の業務情報

サイト参加者、担当者、承認者、作業者、連絡体制その他の記録に含まれる氏名、業務連絡先、活動履歴、コメント及び添付ファイル。契約者又は利用者が登録する設備、点検、インシデント、作業等の情報には、本サービスに登録していない方の個人情報が含まれる場合があります。

利用・セキュリティ情報

IPアドレス、ブラウザ・端末情報、アクセス日時、閲覧・操作履歴、認証・セッション識別子、エラー情報及び不正利用対策のための不可逆な識別値。

お問い合わせ情報

会社名、氏名、返信先メールアドレス、問い合わせ内容及び当社との連絡履歴。

オンライン決済で入力されるカード情報は決済事業者が取り扱い、当社は完全なカード番号を保有しません。

当社が自ら取得・管理する情報

当社は、アカウント管理、契約管理、セキュリティ管理及びお問い合わせ対応等のために自ら取得・管理する情報を、次の目的で利用します。

1. 本人確認、メール確認、認証、アカウント・利用組織・サイト参加の管理

2. 契約、無料期間、利用枠、決済、支払状態及びサービス停止・復旧の管理

3. 通知、招待、パスワード再設定、重要なお知らせ及びお問い合わせ対応

4. 不正アクセス、利用規約違反、障害及びセキュリティインシデントの検知・防止・調査

5. 本サービスの維持・改善、品質向上、利用状況の分析並びに新機能の企画・開発

6. 第4項に定める統計情報の作成及びAI・機械学習に関する取扱い

7. 法令・契約上必要な記録の作成並びに権利行使、紛争、苦情及び監査への対応

契約者から取扱いの委託を受ける情報

当社は、契約者から取扱いの委託を受ける個人データについて、契約者の適法な利用目的の達成に必要な委託業務の範囲で、契約及び正当な権限を有する者の指示に従って取り扱います。その範囲には、設備台帳、点検、インシデント、作業指示、履歴、帳票、情報共有その他本サービスの提供、保守、セキュリティ確保、お問い合わせ対応並びに当該目的の達成に必要な機能・品質改善及び統計情報の作成を含みます。

当社が受託業務の実施に伴って取得する閲覧・操作履歴等についても、受託業務に係る情報である場合は、その委託の範囲を踏まえて取り扱います。情報の名称や保存場所のみを理由に、当社独自の目的で利用できる情報として扱うことはありません。

顧客データに含まれる個人情報について、法令上必要な利用目的の特定・通知、取得、共有その他の手続を行う主体は、その情報の取得・利用・提供を行う契約者その他の者です。当社自身に法令上の義務が課される取扱いについては、当社がその義務を履行します。料金の支払者であることのみを理由に、顧客データの利用目的、閲覧、出力又は削除を決定する権限を有するものとして扱うことはありません。

利用する目的と条件

当社は、第3項及び利用規約第9条に定める範囲で、異常傾向の分析、検索・分類、要約、入力支援、保全提案等の機能・品質向上並びにBESSwatchで用いるAI・機械学習モデルの研究、開発、学習、評価、検証及び改善のため、対象となる情報を利用することがあります。

取扱いの委託を受けた個人データを用いる機能改善、分析技術の改善又は統計情報の作成は、契約者の適法な利用目的の達成に必要な委託業務の範囲で行います。複数の契約者から受託する個人データを本人ごとに突合して情報を付加する等、各委託の範囲を超える取扱いは、別途法令上必要な手続を満たさない限り行いません。

委託業務の範囲を超える当社独自の利用、又は複数の契約者に共通するAI・機械学習モデルへの当社独自の学習等を行う場合は、対象情報について必要な権利及び権限を有する者と、対象、目的、取扱方法及び利用条件を別途合意した上で、必要な本人同意その他の法令上の要件が満たされていることを確認して行います。契約者の利用規約への同意又は情報の利用許諾をもって、法令上必要な本人同意に代えることはありません。

対象情報と保護措置

主な対象となり得る情報は、設備、点検、インシデント、作業指示、保全履歴、コメント、添付ファイル及び本サービスの利用履歴です。実際の対象は前記の目的及び条件に応じて限定し、パスワード、認証・招待トークン及び完全な決済カード情報は学習対象にしません。

要配慮個人情報は、保全業務上必要な最小限の範囲で、取得・利用・共有について法令上必要な手続が行われている場合に取り扱います。要配慮個人情報は、原則として複数の契約者に共通するAI・機械学習モデルの学習対象に含めず、必要な権利及び権限を有する者との別途の合意並びに法令上必要な要件を確認した場合に限り対象とします。

当社は、学習用データに組み入れる前に、合理的に検出可能な氏名、メールアドレス、電話番号その他の直接識別子を削除又は置換します。元データとの対応情報を分離し、アクセス制御、取扱記録、再識別防止及び出力から個人情報・顧客データが不適切に再現されないことの評価を行います。

氏名等の削除又は置換のみをもって、情報が個人情報に該当しなくなること、又は法令上の匿名加工情報に該当することを意味するものではありません。加工後も個人情報等に該当する情報は、その法的性質に応じて管理します。

統計情報、匿名化した情報及び学習済みモデル

統計情報として利用する場合は、特定の個人との対応関係が排斥された情報とします。法令上の匿名加工情報を作成又は提供する場合は、加工基準、安全管理、公表その他法令上必要な措置を講じます。いずれの場合も、加工前の情報を取り扱うために必要な権利、権限及び法令上の根拠を確認します。

個人情報に該当しない情報であっても、契約者、サイトその他の第三者の秘密を不適切に開示又は利用しません。匿名ナレッジとして他の契約者へ提供する場合には、利用規約に従い、必要な権利及び権限を有する者の明示的な許可、識別及び復元の防止並びに所定の確認を行います。

外部AI事業者

当社は、顧客データ又は個人データを、外部AI事業者が自己の汎用モデルを学習・改善する目的で利用することを認めません。AI処理を外部事業者に委託する場合は、当社の指示を超える利用及び当該事業者自身のモデル学習を契約上禁止します。

委託を開始する前に、本ポリシーにおいて委託先、取扱情報、目的及び国外取扱いの有無を公表します。利用者の端末からの送信を伴う場合は、必要に応じて外部送信ポリシーも更新します。取扱いの変更について本人同意その他の手続が法令上必要となる場合は、公表とは別に当該手続を行います。

AIの出力

AI・機械学習の出力は、人による業務判断を支援するために利用します。当社は、利用者の権利、契約上の地位又は設備の安全に重大な影響を与える判断を、出力だけで自動的に確定しません。

無料期間の登録、招待への参加、お問い合わせその他の入力フォームで本人から直接個人情報を取得する場合は、送信前に利用目的又は本ポリシーへのリンクを表示します。

利用目的を変更する場合は、法令に従い、変更後の利用目的を通知又は公表します。取得時に示した目的と合理的な関連性を超えて利用する場合は、法令に基づく場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。取扱いの委託を受けた個人データについては、契約者との委託の範囲及び適法な指示も確認します。

本サービスでは、正当な権限を有する者の指示及び権限設定に基づき、氏名、所属組織、業務用メールアドレス、サイト権限、担当、状態、有効期間及び利用できる操作を、同じサイトで閲覧を許可された参加者へ表示する場合があります。無関係な組織の全社員名簿や、参加していないサイトの利用者情報は表示しません。

個人データを他の組織へ提供する契約者その他の主体は、提供する情報、提供先及び目的に応じ、本人同意その他適法な提供に必要な根拠を確認し、法令上事前に必要な説明、同意取得及び通知等を表示・共有の開始前に行うものとします。提供に伴って法令上必要となる確認及び記録の作成・保存も行うものとします。当社が自ら取得・管理する個人データを他の組織へ提供する場合は、当社が必要な手続を行います。

サイトの権限設定又は共同業務への参加のみをもって、個人データを他の組織へ提供するために必要な同意等があったものとは扱いません。法令上の共同利用として取り扱う場合は、共同利用の旨、情報の項目、共同利用する者の範囲、利用目的及び管理責任者等の必要事項を、当該共同利用の開始前に本人へ通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置きます。

参加組織の変更又は権限の拡張に伴って表示先や目的等が変わる場合は、当該変更に必要な根拠及び手続を改めて確認します。利用者が対象情報を閲覧又は出力する権限を失った場合は、第10項の期間内であっても、その権限があるものとして表示又は出力を行いません。

当社は、本人の同意がある場合又は法令で認められる場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。第6項に定めるサイト内の表示・共有についても、当該取扱いに応じて必要な法令上の要件を満たして行います。

当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部又は一部を外部事業者へ委託することがあります。本サービスで利用する主な外部事業者及び用途は、次のとおりです。

この一覧は、データベースやメール配信など、サーバー側の処理を含むサービス全体の外部事業者を示します。利用者の端末から送信される情報及び送信先は、外部送信ポリシーで説明します。対象とする処理が異なるため、掲載する事業者は一致しない場合があります。

当社は、取扱いの内容に応じ、当社の指示に基づく委託としての取扱いと、外部事業者が自らの目的・責任で行う取扱いを区別します。外部事業者が自らの責任で取り扱う情報については、当該事業者が示す利用目的及び取扱条件もご確認ください。当社から当該事業者に個人データを提供する場合は、その取扱いに応じた法令上の要件を満たして行います。

委託先は、安全性、契約条件及び取扱状況を確認して選定し、必要かつ適切な監督を行います。再委託が行われる場合も、再委託先、業務内容及び取扱方法に応じ、契約上の条件、報告その他適切な方法により必要な監督を行います。

委託先又はその再委託先等が、日本国外で情報を取り扱う場合があります。当社は、国外での保存、アクセスその他の取扱状況に応じ、所在国の制度及び外部事業者の保護措置を把握し、安全管理のために必要な措置を講じます。

外国にある第三者への個人データの提供に該当する場合は、本人同意、法令所定の基準に適合する体制その他適用法令上認められる根拠を確認して行います。

• 本人同意を根拠とする場合は、法令に従い、あらかじめ提供先の所在国、当該国の個人情報保護制度、提供先の保護措置等の必要な情報を提供し、外国への提供を認める旨の同意を得ます。同意時点で所在国等を特定できない場合についても、法令所定の情報提供を行います。

• 基準に適合する体制を根拠とする場合は、契約その他適切な方法により当該体制を確認します。提供先による相当措置の実施状況及びその実施に影響する外国の制度等を適切かつ合理的な方法で定期的に確認し、支障が生じた場合は必要な措置を講じます。相当措置の継続的な実施の確保が困難となった場合は、当該第三者への提供を停止します。

基準に適合する体制を根拠として提供する場合に、本人から求められたときは、体制の整備方法、相当措置の概要、確認の頻度及び方法、所在国、関係制度、措置の実施に関する支障の有無及びその対応等について、法令に従い遅滞なく情報を提供します。法令上認められる理由により情報の全部又は一部を提供しない場合は、その旨を遅滞なく通知し、理由の説明に努めます。

当社は、認証、セキュリティ、選択中の利用組織の保持等のため、クッキー又はこれに類する仕組みを利用します。現行の公開サイトには、広告、行動ターゲティング又は第三者アクセス解析のタグを設置していません。

利用者の端末から外部へ送信される情報、送信先、利用目的及び保存期間等の詳細は、外部送信ポリシーをご確認ください。

保存の基本方針

当社は、アカウント、契約及び顧客データを、契約の履行、監査、法令上の義務、紛争対応その他正当な目的のため、必要な範囲及び期間に限り保持します。情報の種類、取扱目的及び関係者の権限に応じて保持の必要性を判断し、必要以上に長期にわたらないよう定期的に見直します。

業務記録の履歴

承認済み点検、完了済みインシデント、公開済みナレッジ、監査証跡等については、原則として、変更前の記録を確認できる方法で訂正・失効等を記録します。ただし、法令に基づく訂正・消去、違法又は不適切な情報の除去その他必要な場合には、対象情報の削除、識別情報の分離・置換その他適切な措置を講じます。履歴の保持を理由として、本人の法令上の権利行使を妨げることはありません。

通常利用の終了と参照・出力

利用規約第18条に従い、対象のサイト、契約又は情報に関する通常のサービス利用が終了した時点を、利用終了後の参照・出力及び削除に関する期間の起点とします。この時点は、利用者が個々の情報を閲覧・出力する権限を失った時点とは区別します。契約だけに属する情報は当該契約の終了時点を起点とし、契約、組織の参加及びサイトの利用が一部だけ終了する場合は、対象ごとに判断します。一時的な保守停止又は安全上の制限のみを理由として、利用終了後の期間計算を開始することはありません。

無料期間の満了、有料契約の終了、支払遅延による利用停止、当社による解除又は本サービスの終了についても、対象ごとの通常利用の終了時点を確認します。支払遅延等による停止後に通常利用を再開した場合は、その停止に基づく期間の計算を取りやめ、その停止を理由とする削除は行いません。通常機能を再開しないまま有料契約が終了したことだけで、既に開始している期間を再び起算するものではありません。

通常利用の終了時点から90日間は、対象情報を閲覧・出力する正当な権限を引き続き有する利用者に限り、参照・エクスポートの機会を提供します。本サービス全体を終了する場合には、権限の範囲内で実質的に同等の対象データを取得できる安全なダウンロードその他当社が案内する方法で、この期間の取得機会を提供することがあります。期間は1日を24時間として計算し、90日経過後は通常の参照・エクスポートを提供しません。

この期間は、退職、権限取消し、組織の参加終了その他の理由により権限を失った者に、閲覧・出力権限を新たに付与するものではありません。不正アクセス、情報漏えい又は第三者の権利侵害を防ぐために必要な場合は、利用規約に基づき参照・エクスポートを制限することがあります。

利用終了後の削除

当社は、前記の通常利用の終了時点から180日経過後、対象、権限、保持の必要性等に関する必要な確認・承認を経て、対象の顧客データを順次削除します。適法に加工し、個人、契約者又はサイトを識別できず、顧客データを合理的に復元できない情報とした上で保持する場合は、契約上の権限及び秘密保持義務も確認し、第4項に従って取り扱います。氏名等の削除・置換後も個人情報等として管理が必要な情報は、削除が完了したものとして扱いません。

有効な有料契約の契約期間中は、支払遅延による停止のみを理由とする対象顧客データの削除等を開始せず、当該契約が終了した後、停止時からの180日の経過その他利用規約第18条の条件を確認して処理します。180日経過時点での削除完了又は削除後の復旧を保証するものではありません。法令、監査、紛争対応又は他の権利者の保護のために保持が必要な情報は、その理由、対象及び期間を確認し、アクセスを制限して必要な期間保持します。保持の必要性を定期的に見直し、必要がなくなった後に削除その他法令に適合する措置を行います。確認・承認手続を理由として、法令上必要な消去等を妨げることはありません。

共有記録及びアカウントの削除

一つの契約又は一つの組織の参加が終了しただけでは、他の契約に基づき利用が続くサイトや、他の組織に正当な利用権がある共有記録を削除しません。共有記録に係る通常機能の利用が他の契約に基づき継続している間は、その記録の削除に関する期間計算を開始せず、当該通常利用が終了した時点を起点とします。その他の正当な理由による保持は、本項の必要性及び期間の確認に従います。料金の支払者であることのみを理由として、共有記録の取得又は削除の指示を受け付けることはありません。

利用者アカウントの削除のみを理由に、承認済みの業務履歴又は共有記録を消去するものではありません。保持の必要性、関係者の権限及び本人の法令上の権利を確認し、必要に応じて記録者の識別情報の分離・置換その他適切な措置を講じます。

バックアップ及び関連データ

バックアップに残る情報はアクセスを制限し、定められた保存期間の経過又は対象情報の消去手続に従って削除します。復旧に使用する場合は、削除、権限の変更及び匿名化等の状態を再適用します。

学習用・評価用のデータ、検索用に変換したデータ及び関連記録についても、その内容と法的性質に応じて本項の保持・削除基準を適用します。名称又は保存形式のみを理由に対象から除外しません。

適法な取扱い及び加工により作成され、顧客データを合理的に復元できず、個人、契約者又はサイトを識別しない学習済みモデル、パラメータ及び統計情報は、契約上の権限並びに契約者、サイトその他の第三者の秘密の保護を確認した上で保持する場合があります。

同意記録及び法令上の請求

利用規約・プライバシーポリシーへの同意記録は、同意した文書版、同意日時、同意経路及び対象アカウント等の必要最小限の証跡を、改変防止の措置を講じて保持します。生のパスワード、招待トークン及びネットワークアドレスは同意記録に保存しません。

個別契約で別の保持条件を合意した場合は、適用法令に反しない範囲でその条件に従います。本人による法令上の開示等の請求は、前記の90日間の参照・エクスポート期間及び180日の削除起点とは別に、第12項に従って扱います。

当社は、取り扱う情報及び本サービスの性質に応じ、次の安全管理措置を講じます。

• 組織・サイトごとのアクセス制限及び権限のない情報の閲覧・変更を防ぐ措置

• 通信の暗号化、ファイルの非公開保管及びダウンロード権限の確認

• 重要操作及び変更履歴の記録並びに不正利用の検知

• 従業者・委託先が扱える情報の制限及びパスワード等の認証情報の保護

• 安全管理措置の定期的な評価、テスト及び見直し並びにインシデント対応手順の整備

本人からの求めに応じ、安全管理に支障を及ぼすおそれがある情報を除き、法令に従って安全管理措置の概要を回答します。

本人は、法令に基づき、利用目的の通知、保有個人データ若しくは第三者提供記録の開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去又は第三者提供の停止を請求できます。お問い合わせフォームで「個人情報・権利行使」を選択してお知らせください。本サービスのアカウントをお持ちでない方、アカウントを削除した方又は退職等により登録メールアドレスを使用できない方からの請求も受け付けます。

当社が自ら開示等を行う権限を有する保有個人データについては、当社が対応します。契約者から取扱いの委託を受け、当社が独自に開示等を判断する権限を有しない情報については、適切な請求先をご案内し、又は本人の申出及び法令に従い必要な範囲で関係する契約者と連携して対応します。

請求に当たっては、氏名、連絡先、請求内容及び対象情報をお知らせください。対象情報の特定に必要な場合には、登録メールアドレス、関係する組織又はサイト等の情報を伺います。本人確認及び対象情報の特定のため、必要最小限の追加情報を確認する場合があります。代理人による請求については、代理権を確認する資料を求める場合があります。

開示は、法令に従い、電磁的記録の提供、書面の交付その他当社が定める方法のうち本人が請求した方法により、遅滞なく行います。電磁的記録のファイル形式及び提供手順は当社が定めるものとし、本人の利便性に配慮してご案内します。本人が請求した方法による開示に多額の費用を要する場合その他当該方法による開示が困難な場合は、法令に従い、その旨を通知した上で書面の交付により対応します。

開示することにより本人又は第三者の権利利益を害するおそれがある場合、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合又は他の法令に違反することとなる場合は、法令に従い、全部又は一部を開示しないことがあります。訂正、利用停止・消去その他の請求についても、各請求に適用される法令上の要件に従って判断します。請求に応じない場合、対象情報が存在しない場合その他法令上通知が必要な場合は、遅滞なくその旨を通知し、法令に従い理由の説明に努めます。

現在、開示等の請求手数料はいただきません。本人確認のため追加取得した資料は、手続完了後、必要な確認記録を除き速やかに削除します。

当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事案が発生し、又はそのおそれを把握した場合、事案の内容に応じ、被害拡大の防止、事実関係及び原因の調査、影響範囲の特定並びに再発防止を行います。

当社が取扱いの委託を受けた個人データについて、法令上報告を要する漏えい等又はそのおそれを知った場合は、関係する委託元に対し、その時点で把握している法令所定の事項を速やかに通知し、新たに判明した事項を追加して連絡します。関係する委託元は、料金の支払者であることのみを理由として決めることはありません。

個人情報保護委員会への報告及び本人への通知は、法令上の義務及び関係する委託元との役割分担に従って行います。当社が法令に従い委託元への通知を行い、当社自身の報告又は本人通知が免除される場合も、事実確認及び必要な報告・通知等について合理的な範囲で協力します。各当事者に課される法令上の義務を、契約上の役割分担のみを理由に免れるものではありません。

本項の法令上必要な対応は、通常の問い合わせサポートの受付時間とは別に行います。

本ポリシーを改定する場合は、公開ページに文書版及び適用開始日を表示します。利用者に重大な影響がある変更は、登録メールアドレスへの通知、本サービス上の表示その他合理的な方法で事前に通知します。

変更に伴って本人同意その他の手続が法令上必要となる場合は、通知又は公表のみをもって変更後の取扱いを開始せず、必要な手続を行います。取扱いの委託を受けた情報については、必要に応じて契約及び正当な権限を有する者の指示を確認します。

苦情・相談・開示等の窓口：お問い合わせフォーム